KORTLÆGNING Medlemsregistering

Jagtforening

Estvad Rønbjerg Jagtforening

Udfyldt af

Jan B. Rasmussen

Udfyldt dato

11.06.2018

Navn på proces

Indmeldelse og udmeldelse af nyt medlem, medlemsregistering.

Kategori for registrerede

Medlemsoplysninger:

Medlemsnummer

Navn

Køn

Adresse

Indmeldelsesdato

Telefonnummer

Fødselsdato

E-mailadresse

Beskrivelse af processen

Normalt kommer oplysningerne det kommende medlem eller fra Danmarks Jægerforbunds medlemssystem.

Formål

Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle medlemmernes oplysninger (interesseafvejningsreglen)

Foreningen behandler personoplysninger til bestemte formål, når der er en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:

 Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen).

 At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig

 Behandling efter lovkrav og efter samtykke samt opfyldelse af lovkrav.

 Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning

 Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.

 Kontakt til medlemmer på såvel MAIL som SMS

 Levering af ydelser du har bestilt. 

Personoplysninger
og kategorier

Almindelige personoplysninger:

 Navn, adresse, fødselsdag, køn, e-mail, telefonnummer.

 Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene. 

Hjemmel

På baggrund af Interesseafvejning eller Samtykke.

 Alle behandlinger af persondata er baseres på en af de lovlige grunde, som nævnes i forordningen – de lovlige grunde betegnes ”lovhjemmel”.

Hvor kommer data fra?

Fra medlemmet som ønsker medlemskab-/ophør af medlemskab og fra Danmarks Jægerforbund medlemsregistering.

Hvor sendes data til?

Indsendte data i forbindelse med medlemsskab (personlig kontakt, telefonisk, forenigens hjemmeside) direkte til foreningen, videresendes til Danmarks Jægerforbund medlemsregistering

Hvilke systemer anvendes?

Melemsdata ved Foreningen registeres på Microsoft Excel database som primært behandles af kassereren og formanden.

 Medlemmes kontaktoplysninger er registeret ved formanden i Microsoft Outlook og behandles kun i fornødent omfang af bestyrelsen.

Danmarks Jægerforbund medlemsregistering i eget medlemssystem og efter DJ databehandler regler.

Hvor gemmes data?

På ekstern hardisk ved henholdvis Kassereren og Formanden

Hvornår slettes data?

Ved medlemmes afgang fra foreningen slettes data senest efter 5 år.

 Kontaktoplysninger fra foreningens adresselister og adrassedatabase slettes ved udmeldelse af foreningen.

 Af praktiske og administrative hensyn opbevarer medlemmes almindelige

medlemsoplysninger også i en periode efter udmeldelse af foreningen.

 Der vil være personoplysninger af historisk værdi, som vil blive bevaret til historik, statistik og lignende.

Hvem har adgang til data?

Kasereren og Formand samt bestyrelsen i forbindelse med aktuelle opgaver i foreningen

Forslag til forbedring?

Hvad skal vi være opmærksom på fremadrettet?

At data ajourføres kontunuerligt, data slettes, når et medlem forlader foreningen.

 Hvert år ved årsskifte gennemgås medlemsoplysninger for at sikre at der kun opbevares relevante oplysninger.

 Virusbeskyttelse skal være opdateret.

Hvem er ansvarlig for processen?

Formand: Jan B. Rasmussen

Næstformand: Jørgen Strunck

Kasserer: Kurt Kristiansen

Sekretær: Peder Løvig

Bestyrelsesmedlem: Peter G. Christensen

Bestyrelsesmedlem: Finn Trustrup