KORTLÆGNING Nyhedsbrev SMS

Jagtforening

Estvad Rønbjerg Jagtforening

Udfyldt af

Jan B. Rasmussen

Udfyldt dato

11.06.2018

Navn på proces

Udsendelse af lokale nyhedsbreve på SMS samt annoncering af aktiviteter.

Kategori for registrerede

Medlemmernes navn og mobilnummer.

Beskrivelse af processen

Der udsendes regelmæssigt nyhedsbreve til foreningens medlemmer ved anvendelse af SMS Gateway, SureSMS.

 Kontaktoplysninger tages fra medlemmes kontaktoplysninger som er registeret ved formanden i programmet Microsoft Outlook.

Formål

Formålet er at foreningen har en hurtig og prisbillig mulighed for at orientere medlemmerne.

 Ligeledes er der i bestyrelsens interesse for at kunne give hurtige og korte meddelser omhandlende orienteringer og aktiviteter i foreningen.

Personoplysninger
og kategorier

Almindelige personoplysninger,

 Navn og mobilnummer

Hjemmel

På baggrund af Interesseafvejning eller Samtykke.

 Alle behandlinger af persondata er baseres på en af de lovlige grunde, som nævnes i forordningen – de lovlige grunde betegnes ”lovhjemmel”.

Hvor kommer data fra?

Fra foreningens medlemsregistering.

Hvor sendes data til?

Der anvendes og videregives ingen data fra foreningens SMS Gateway.

Hvilke systemer anvendes?

SMS Gateway, SureSMS og Microsoft Outlook.

Hvor gemmes data?

SMS Gateway, SureSMS og Microsoft Outlook.

Hvornår slettes data?

Kontaktoplysninger fra foreningens adresselister og adrassedatabase slettes ved udmeldelse af foreningen.

 Medlemmet kan ved hendvendelse til bestyrelsen få slette de oplysninger som ikke ønskes deles med foreningen.

Hvem har adgang til data?

Kasereren og Formand samt bestyrelsen i forbindelse med aktuelle opgaver i foreningen.

Forslag til forbedring.

Hvad skal vi være opmærksom på fremadrettet?

At data ajourføres kontunuerligt, data slettes, når et medlem forlader foreningen.

 Hvert år ved årsskifte gennemgås medlemsoplysninger for at sikre at der kun opbevares relevante oplysninger.

 Virusbeskyttelse skal være opdateret.

Hvem er ansvarlig for processen?

Formand: Jan B. Rasmussen

Næstformand: Jørgen Strunck

Kasserer: Kurt Kristiansen

Sekretær: Peder Løvig

Bestyrelsesmedlem: Peter G. Christensen

Bestyrelsesmedlem: Finn Trustrup